08.02.2010: ERP-System lässt Valenzi nicht im Wald stehen

Effektiv, Regel-konform und Prozessorientiert

Wildwachsende Pilze, Waldfrüchte und Suppeneinlagen sind das tägliche „Brot“ der Valenzi GmbH & Co.KG in Suderburg. Wie in jedem Unternehmen der Lebensmittelbranche spielen auch hier gesetzliche Regelungen, Vorgaben und Leitfäden eine große Rolle. Die 2002 Verabschiedete EU-Basisverordnung 178/2002, die unter anderem die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln vorschreibt, war für Valenzi ausschlaggebend, sich für die prozessorientierte Unternehmenslösung GUS-OS ERP zu entscheiden. Die Anwendung sichert die lückenlose Chargenrückverfolgung und ihren Verwendungsnachweis, sorgt für Flexibilität, Struktur, Transparenz und Sicherheit in allen Unternehmensbereichen.

Seit mittlerweile 55 Jahren hat sich Valenzi auf die Produktion von Konserven und Tiefkühlprodukten von wildwachsenden Pilzen, Waldfrüchten und Suppeneinlagen spezialisiert. Gerade hinsichtlich der Beschaffung von wildwachsenden Pilzen ist Kreativität und Flexibilität gefragt. „Das Aufspüren von Marktlücken, die Kenntnis der Verbraucherwünsche und die Besetzung von Nischen ziehen sich wie ein roter Faden durch die Firmengeschichte“, fasst Mathias Koeppen, Geschäftsführer Valenzi GmbH & Co.KG, die Erfolgsgeschichte der Pilzexperten zusammen. Mit etwa 100 Mitarbeitern gehört die Firma heute zu den wichtigsten Arbeitgebern der Lüneburger Heide. Jährlich werden hier etwa 4.000 Tonnen Pilze, 2.000 Tonnen Früchte und 700 Tonnen Suppeneinlagen produziert.
Moderne mittelständische Unternehmen der Prozessindustrie kommen heute nicht mehr ohne Softwareunterstützung aus. Die gesetzlichen und wirtschaftlichen Anforderungen, denen diese Unternehmen täglich gegenüberstehen sind komplex und vielfältig und erfordern eine Softwarelandschaft, die diesen Ansprüchen genügt. Durch Erfahrungsaustausch und Referenzbesuche bei Anwendern, die bereits GUS-OS ERP nutzten, wurde bald klar, dass die Anwendung besonders auf die Herausforderungen der Lebensmittelbranche zugeschnitten ist. „Die Erfahrungen anderer Anwender waren ausschlaggebend für unsere Entscheidung. Die GUS hat ihr Branchen Know-how schon in einigen ähnlichen Projekten bewiesen“, fasst Mathias Koeppen den Prozess der Entscheidungsfindung zusammen. Heute setzt Valenzi das ERP-System in allen Bereichen des Unternehmens ein. Im Ein- und Verkauf, dem Wareneingang, der Produktion, der Lagerhaltung, der Qualitätssicherung und dem Versand.

Flexibel im Einkauf, schneller im Verkauf
Der Einkauf der „wildwachsenden Rohware“ ist für Valenzi jedes Jahr eine große Herausforderung und setzt hohe Flexibilität bei Mitarbeitern und Unternehmenssoftware voraus. Mit GUS-OS ERP sind Bestände jederzeit und sicher abrufbar. Die Bestellabwicklung ist komfortabel gestaltet und auf die Bedürfnisse der Nahrungs- und Genussmittelbranche genauestens ausgerichtet. Mehr Transparenz und weniger Kosten, z.B. auch durch geringere Papierablage, sind die direkten Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen.

Im Verkauf wird die gesamte Auftragsabwicklung mit GUS-OS ERP durchgeführt. Lieferscheinerstellung, Fakturierung und Stammdatenpflege sind seit Einführung der Software deutlich vereinfacht worden. Janine Schulz aus dem Verkauf empfindet das Regiezentrum „Kunde“ dabei als besonders komfortabel. Hier können alle Daten zu jedem Vorgang eines jeden Kunden hinterlegt, verwaltet und jederzeit abgefragt werden „Auf Kundenanfragen können wir flexibel reagieren. Das erleichtert die vertriebliche Arbeit und Kommunikation ungemein“, fasst Schulz ihre Erfahrung zusammen.



Nachdem sich die Mitarbeiter mit dem ERP-System vertraut gemacht haben, möchte man sich in Zukunft der Anpassung an Valenzi-spezifische Features widmen. Hierzu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Rückvergütungen und die Provisionsabrechnung für Handelsvertreter. In der Produktion wurde vor der Einführung keine Software eingesetzt. Durch den Einsatz der Software ist die Kontrolle über die Lagerbestände deutlich besser geworden. Vergleiche zur Vorjahresproduktion, der Forecast sowie das Controlling sind wesentlich vereinfacht bzw. überhaupt erst möglich geworden. „Mit ‚weniger Lauferei und mehr Struktur‘ könnte man die Veränderungen seit der Implementierung der Unternehmenssoftware für den Bereich Produktion zusammenfassen“, resümiert Mathias Koeppen. „Wir haben Effizienzsteigerungen und eine viel höhere Transparenz erreicht.“ Die benutzerfreundliche, selbsterklärende Oberfläche hat den Beteiligten gerade in diesem Bereich den Einstieg in die neue Software sehr erleichtert.

Mehr Sicherheit im Qualitätsmanagement
Für den Qualitätsbeauftragten Martin Junior stand vor allem die Umsetzung der EU-Basisverordnung – insbesondere bezüglich der Chargenrückverfolgbarkeit und ihrem Verwendungsnachweis – im Mittelpunkt seiner Erwartungen an die neue ERP-Software. „Diese Erwartungen haben sich voll erfüllt, sind sämtliche Prozesse darstell- und nachvollziehbar. Das macht die Lösung zu einem umfassenden Managementinstrument, das alle nötigen Informationen zur Unternehmensführung liefert“, schildert er seine Erfahrungen. „Die Einführung der Software war ein gelebtes Projekt – auch mit menschlichen Höhen und Tiefen“, beschreibt Matthias Koeppen die Implementierungsphase. Die vorhandene Hard- und Software-Struktur musste grundlegend verändert werden. Dies allein ist schon eine Herausforderung für ein Unternehmen, zumal es bei Valenzi zu dieser Zeit keinen verantwortlichen IT-Mitarbeiter gab. Die Beteiligten setzten das Projekt also zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben um. „Heute leben wir sehr komfortabel mit GUS-OS ERP und sehen da auch noch ein gewaltiges Potenzial. Die Einstellung eines IT-Verantwortlichen lässt uns der zukünftigen Herausforderung, dieses Potenzial auch nutzen zu können, gelassen entgegenblicken“ fasst Matthias Koeppen seine Projekterfahrung zusammen. TW
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