01.10.2009: Handhelds unterstützen US-Einzelhandel

Ständige Lieferfähigkeit durch intelligentes Bestellen

Die unabhängigen Einzelhändler des Verbandes Associated Grocers of Florida können jetzt den Bestellvorgang buchstäblich selbst in die Hand nehmen. Möglich wird dies durch ein kleines elektronisches Handgerät, das große Auswirkungen auf die Führung des Regalbestandes haben könnte.

Lebensmitteleinzelhändler in den USA übertragen verstärkt elektronischen Systemen die Verantwortung für die Wiederauffüllung der Regale in ihren Geschäften. Der Einzelhändlerverband Associated Grocers (AG) of Florida setzt das Terminal CipherLab 8021 als Leasinggerät schon in über 200 Filialen ein. Laut Brian Fabre, Manager bei der Handelskette Hannaford Bros., konnte in seinem Unternehmen durch CAO-Software (Computer Assisted Ordering) die Out-of-stock-Rate, die den Anteil der nicht in der Filiale vorrätigen Artikel misst, auf zwei bis drei Prozent gesenkt werden. Der Branchendurchschnitt liegt bei acht Prozent.
Eine CAO-Lösung setzt jedoch voraus, dass zunächst in Software zur Bedarfsprognose investiert und außerdem in der Filiale eine ständige Inventur durchgeführt wird. Viele Einzelhändler, vor allem kleinere Inhaber, schrecken aber gerade unter den derzeitigen schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen davor zurück. Das Kostenargument könnte auch in diesem Jahr einer weiteren Verbreitung von CAO im Wege stehen, so Mike Griswold, Research Vice President und Content Lead Retail bei AMR Research in Boise, Idaho. Hinzu kommt, dass die Implementierung eines computergestützten Bestellvorganges nicht unbedingt schnell abläuft. Dies könnte ein Problem für Händler sein, die bei Projekten innerhalb von sechs bis neun Monaten greifbare Ergebnisse erwarten. Die Mehrzahl der Einzelhändler in den USA nutzt daher weiterhin einen manuellen Bestellprozess, oft in Verbindung mit einem elektronischen Handgerät. Der Einzelhandel sucht jedoch zunehmend nach technischen Hilfsmitteln, die den Bestellprozess so effizient wie möglich gestalten.

Genossenschaftliche Einzelhändler gut vernetzt
AG of Florida ist hierfür ein Beispiel. Der genossenschaftliche Großhändler mit Sitz in Pompano Beach, Florida, hat seine selbstständigen Einzelhändler mit einem elektronischen Handsystem für den Bestellvorgang ausgerüstet, dem CipherLab 8021-Terminal. Es bietet nach Ansicht des Verbandes zu einem erschwinglichen Preis eine Vielzahl von Funktionen, die die Präzision und Geschwindigkeit des Bestellvorganges verbessern und gleichzeitig Arbeitszeit einsparen. Das Terminal ist nach den Worten von Al Crawford, Vice President of Technology bei CipherLab, das „CAO-System des kleinen Mannes“, das „60 bis 70 Prozent der Vorteile eines CAO bietet, ohne viel zu kosten.“ Seit AG vor etwa zweieinhalb Jahren auf das CipherLab 8021-Terminal gestoßen ist, hat die Genossenschaft es im Leasingmodell in 216 unabhängigen Einzelhandelsfilialen ihres Verbandes eingeführt, darunter auch an 25 Standorten in der Karibik sowie in Mittel- und Südamerika. Zwei weitere Filialen haben das System erworben. „Die restlichen 120 Geschäfte werden hoffentlich bis Mitte nächsten Jahres damit ausgestattet sein“, ergänzt Noel Bostick, Leiter der IT-Abteilung bei AG of Florida.
Die 8021-Terminals zum Stückpreis von 600 US-Dollar ersetzen Telxon- und MSI-Geräte, die im Unterhalt zu teuer geworden waren. Die Systeme sind etwas größer als ein normales Handy und sehr robust. Nur ein Gerät sei in den letzten zweieinhalb Jahren zur Reparatur eingesandt worden, so Bostick. Das System läuft nicht unter dem Betriebssystem Windows, dies stellte jedoch für AG of Florida kein Problem dar. Die Terminals, die derzeit noch nicht für die Drahtlosübertragung ausgelegt sind, senden und übertragen Daten im Stapelmodus entweder über das Internet oder „akustisch“ über Telefonleitungen. Sie verfügen über 2 MB Datenspeicher und 2 MB Programmspeicher. „Alle unsere Einzelhandelspartner nutzen das CipherLab und sind absolut begeistert“, erklärte Bostick. „Sie profitieren enorm davon.“

Funktionen zur intelligenten Bestelleingabe
Das Personal in der Filiale hat nun eine Fülle von Daten zur Hand, die den Bestellvorgang unterstützen. Das CipherLab-Terminal wurde ursprünglich als einfaches Eingabegerät für Bestellungen genutzt. Bostick erfuhr jedoch von Associated Grocers of the South, einem anderen Einzelhandelsverband, der das Terminal seinen Mitgliedern anbietet, dass sich der Funktionsumfang durch Funktionen zur intelligenten Bestelleingabe deutlich erweitern ließ. „Ich habe deshalb ein bisschen damit herumprobiert und bald verfügten wir statt über ein bloßes Bestelleingabegerät über ein funktional vollwertiges System“, erzählt er. „Wir haben mit CipherLab Version 1.0 begonnen, sind aber mittlerweile bei Version 3.19. CipherLab war sehr entgegenkommend, wenn es um Änderungswünsche ging", so Bostick.
Vielleicht das größte Plus durch den Einsatz des Terminals, das auch einen Linearscanner umfasst, sind die Zusatzinformationen, die es den bei AG of Florida zusammengeschlossenen Einzelhändlern liefert. So können die Einzelhändler die 22.000 Positionen umfassende wöchentliche Artikeldatei ihres Verbandes von einer FTP-Website herunterladen, indem sie das Gerät in eine mit einem PC verbundene Basisstation einstecken. Zu diesen Daten gehören alle kürzlich ausgelisteten Artikel, vorübergehend nicht lieferbare Artikel und neue Artikel. Die Einzelhändler können den Status eines Artikels direkt beim Bestellen auf dem Handsystem erkennen und müssen nicht warten, bis der Artikel irgendwann auf einer Rechnung erscheint. „Sie können in diesem Fall einen ausgelisteten Artikel durch einen anderen ersetzen, und sie warten auch nicht vergeblich auf Ware, die sie nicht bekommen werden“, erklärte Bostick. „Wir wissen nun sofort, ob ein Artikel geliefert wird oder nicht“, so Robert Callejas, Leiter einer Filiale von Milam’s in Sunny Isles, Florida, einer der fünf von den AG of Florida belieferten Milam’s-Filialen. „Früher mussten wir auf den LKW mit der Rechnung warten und die Artikelliste Punkt für Punkt durchgehen, um zu sehen, welcher Artikel ausgelistet wurde.“

Bestandsführung deutlich einfacher geworden
"Der Zugriff auf die aktualisierten Informationen hilft uns bei der Führung des Bestands und der Regalplatzüberwachung“, so Champ Hardee, General Manager und President von Rines. Hardee führt ein Einzelgeschäft in Indiantown, Florida, als Mitglied von AG of Florida. „In einer Branche mit engen Margen können wir uns keinen überflüssigen Bestand oder verschwendeten Regalplatz leisten.“ Das System bietet auch Bestandsdaten für die Lagerräume einer Filiale. Es erfasst die in den Filiallagerräumen befindlichen Warenbehälter und erinnert den Besteller daran, dass ein Artikel verfügbar ist, wenn er versucht, ihn zum Wiederauffüllen der Regale im Verkaufsraum zu bestellen.
„Einige Filialen bei uns besitzen sehr große Lagerräume“, so Bostick. „Es kam immer wieder vor, dass Mitarbeiter Ware bestellt haben, die noch im Lagerraum vorrätig war. Als die Ware geliefert wurde, mussten sie diese retournieren. Jetzt holen sie sie einfach aus dem Lager.“ Nach den Worten von Hardee nutzt Rines die Lagerraumfunktion, um „Vorausbestellungen“ von Artikeln zu erfassen, die von seiner Werbeinteressengemeinschaft (IGA) im Rahmen von Werbekampagnen drei Wochen vor der Kampagne verschickt werden. Statt die Menge des Artikelbestands im Lagerraum zu erfassen (für den sein Lagerverwalter zuständig ist), gibt Hardee das Wareneingangsdatum für die vorausbestellte Ware ein. Das 8021-Terminal speichert auch bereits übertragene Bestellungen. Dies verhindert, dass der Einzelhändler versehentlich etwas bestellt, das bereits zu ihm unterwegs ist. Wenn ein Artikel in unterschiedlichen Verpackungsgrößen erhältlich ist, gibt das System alle Verpackungsgrößen separat an, so dass der Besteller die richtige Artikelanzahl bestimmen kann. "Früher gab es Fälle wie den des Händlers, der 28 Kartons Papierhandtücher bestellen wollte, aber 28 Paletten geliefert bekam“, sagt Bostick.

Zeitersparnis bei der Arbeit am Regal
Bei der Artikelbestellung scannt der Einzelhändler normalerweise statt des UPC-Codes am Artikel einen Barcode von AG of Florida vom Regalschild ein. Das 8021 ist jedoch so konfiguriert, dass bei einem fehlenden oder beschädigten Regalschild auch der UPC-Code auf dem Artikel eingescannt werden kann. Das System wandelt diesen in einen Barcode von AG of Florida um. Bisher musste der Besteller, wenn ein Regalschild fehlte, umständlich den AG-of-Florida-Code aus einem Code-Buch heraussuchen. „Das spart uns Zeit“, so Bostick. Das Gerät eignet sich auch zum Bestellen neuer Regalschilder. Mit dem Terminal können die Händler auch ihre unverkäuflichen Artikel bearbeiten, etwa beschädigte Ware oder solche mit überschrittenem Haltbarkeitsdatum. Das Terminal sagt dem Bediener, welcher Artikel für eine Gutschrift infrage kommt und an eine Reklamationsstelle (über AG of Florida) zu senden ist, und welcher Artikel entsorgt und durch einen Rechnungsrabatt ausgeglichen werden sollte. So informiert das Terminal beispielsweise den Milam’s-Mitarbeiter, dass Artikel aus der IGA-Werbekampagne nicht zur Reklamation eingeschickt werden können. „Wenn solche Artikel sich dem Haltbarkeitsdatum nähern, reduziere ich den Preis, um sie abzuverkaufen“, erklärte Callejas.

Frachtkosten können bei der Bestellung optimiert werden
Im Ausland ansässige Mitglieder der Einzelhandelsgenossenschaft AG of Florida, der Verband liefert an Händler in 42 Ländern der westlichen Hemisphäre, profitieren von einer weiteren Funktion, die Frachtkosten senken hilft. Die Frachtkosten werden zum Teil anhand der Größe der Schiffscontainer berechnet, die beim Transport verwendet werden. Unabhängig davon, zu welchem Grad der Container gefüllt ist, muss dabei der Händler den ganzen Container bezahlen. Deshalb ist ihm daran gelegen, das Containervolumen so weit wie möglich mit Ware auszufüllen. Da das Terminal den Raumbedarf der einzelnen Artikel kennt, kann es den Füllgrad des Containers berechnen und ermöglicht es dem Händler, den Container mit möglichst viel Ware zu befüllen.
Bosticks nächste Anwendung für das 8021-Terminal soll es den Einzelhändlern möglich machen, das Terminal zur Bestellung bei Lebensmittelausstellungen von AG of Florida zu verwenden, wo Lieferanten in größeren Mengen spezielle Werbeartikel anbieten. Manche Einzelhändler der AG of Florida taten sich zunächst schwer, ihr gewohntes Bestellverfahren aufzugeben, und sträubten sich gegen die Einführung des 8021-Terminals.  „Wir haben es hier mit kleinen Selbstständigen zu tun“, sagt Bostick. Es gab jedoch nur einen, so betont er, der das Gerät zurückgegeben hat. „Es war ihm zu kompliziert.“ Robert Callejas von Milam’s hat nicht beobachtet, dass seine Mitarbeiter mit den Terminals Probleme hätten. „Es sieht kompliziert aus, ist aber kinderleicht – in weniger als einer Stunde hat man gelernt, es zu bedienen.“
Neben der Einführung der Handheld-Bestellterminals bei seinen Genossenschaftsmitgliedern ist Associated Grocers of Florida auch dabei, seine Unternehmenssysteme auf Windows-Basis zu implementieren. Hierzu zählen Plattformen für die Lagerhaltung sowie das Warenwirtschafts- oder ERP-System. Das Lagerhaltungssystem (WMS) namens Priya von AFX Technologies, Phoenix, wurde bereits für alle Lebensmittelartikel eingeführt. Nach vollständiger Einführung des WMS-Systems wird AG of Florida in der Lage sein, die Bestandteile seines ERP-Systems für Verkaufsaufträge und Bestellungen, Microsoft Dynamics GP, bei sich einzuführen. Die Systemanwendung für die Rechnungslegung und weitere Finanzmodule sind bereits installiert. MG/ct
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